Par Émilie Rapoport- Rédactrice assurance santé
Publié le

Changer de mutuelle d’entreprise : le guide complet étape par étape

Vous êtes dirigeant et vous demandez quand et comment changer de mutuelle d’entreprise ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet pour changer de mutuelle santé au bon moment et dans le respect des procédures.

 

Petit rappel sur la mutuelle d’entreprise

La mutuelle d’entreprise obligatoire, aussi connue sous le nom de complémentaire santé collective, est un dispositif instauré en France en janvier 2016, en lien avec la loi relative à la sécurisation de l’emploi de 2013.

Son objectif principal est d’améliorer la couverture santé des salariés en complétant les remboursements de la Sécurité sociale. Cela concerne notamment les frais médicaux, les soins dentaires et optiques, les hospitalisations et parfois même certaines médecines douces.

Dans ce cadre, toutes les entreprises privées sont tenues de proposer une mutuelle à leurs salariés, financée au moins à 50 % par l’employeur. La mutuelle d’entreprise se doit également de proposer un panier de soins minimum.

En raison du cadre légal strict qui entoure les mutuelles d’entreprise, l’employeur a tout intérêt à comprendre comment changer de mutuelle d’entreprise pour assurer la conformité aux réglementations en vigueur et garantir une transition en douceur pour ses employés s’il change effectivement de mutuelle.

 

Quand peut-on changer de mutuelle d’entreprise ?

Changer de mutuelle est un processus qui requiert une évaluation minutieuse pour s’assurer que le nouveau contrat répondra mieux aux attentes de l’entreprise et de ses salariés. Heureusement, il est aujourd’hui plus simple de changer de mutuelle d’entreprise.

Depuis le 1er décembre 2020, les entreprises peuvent changer leur mutuelle d’entreprise obligatoire en cours d’année, à la condition que le contrat ait été souscrit depuis au moins un an.

Cette réforme permet aux employeurs de résilier leur contrat de mutuelle sans attendre sa date d’échéance, sans encourir de frais ni de pénalités.

Les employeurs doivent néanmoins respecter le préavis d’un mois. Cette mesure s’applique aux contrats conclus à partir du 1er décembre 2020 ainsi qu’à ceux souscrits avant cette date, offrant ainsi aux entreprises une plus grande souplesse dans la gestion de leur couverture santé collective.

Même si la loi autorise désormais la résiliation en ligne, l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception reste conseillé.

 

Quelle procédure suivre en cas de changement de mutuelle d’entreprise ?

Pour changer de mutuelle d’entreprise, l’employeur doit d’abord sélectionner une nouvelle offre de mutuelle collective qui respecte la loi ANI et les conditions spécifiques de la convention collective de l’entreprise.

La procédure à suivre est la suivante :

 

  1. Recherche et sélection d’une nouvelle mutuelle qui assure une transition sans interruption de la couverture pour les employés.

 

  1. Vérification du préavis requis pour résilier le contrat actuel, conformément aux conditions générales de ce dernier. Il est possible de changer de mutuelle à tout moment après la première année de souscription.

 

  1. Communication aux salariés et aux représentants du personnel des changements prévus. Cela peut se faire par un accord collectif, une négociation avec les représentants du personnel, ou une décision unilatérale de l’employeur (DUE).

 

  1. Si l’entreprise est soumise à un accord de branche ou possède une convention collective, le changement doit se conformer aux directives spécifiques établies. Lorsqu’aucun accord n’existe ou en cas d’échec des négociations, les entreprises de moins de 50 employés peuvent opter pour une DUE.

 

Après avoir suivi ces étapes et respecté les obligations légales et contractuelles, l’employeur peut officiellement mettre en place la nouvelle mutuelle d’entreprise.

 

Changement de mutuelle dans le cadre d’une DUE

Pour modifier une mutuelle collective dans le cadre d’une DUE (Décision Unilatérale de l’Employeur), l’employeur doit suivre une procédure spécifique pour informer et impliquer les salariés dans le changement.

Voici les étapes clés à respecter :

1) Notification aux salariés : l’employeur doit prévenir chaque salarié individuellement de la fin de l’ancienne DUE, soit par courrier recommandé avec accusé de réception soit par un échange direct, en obtenant une signature comme preuve. Un préavis de 3 mois est requis pour cette notification.

2) Rédaction de la nouvelle DUE : une nouvelle DUE doit être rédigée pour détailler les conditions de la nouvelle mutuelle d’entreprise obligatoire, y compris les niveaux de garanties, les cotisations et les modalités de gestion du contrat. Cette DUE doit également préciser les conditions de dispense et les délais de remboursement.

 3) Communication de la nouvelle DUE : la nouvelle DUE doit être communiquée à tous les salariés, par écrit.

Cette DUE doit contenir les éléments suivants :

  • La nature des garanties souscrites, y compris les services de soins et d’accompagnement
  • Le niveau des garanties du contrat d’assurance
  • Les cas de dispense de mutuelle d’entreprise et la situation des ayants droit
  • Le montant des cotisations et leurs modalités de répartition
  • La date d’effet du nouveau contrat de mutuelle d’entreprise, sa durée de validité et la durée de l’engagement
  • Les conditions de renouvellement, de révision et de résiliation du contrat d’assurance
  • Le maintien des garanties santé en cas de résiliation du contrat de mutuelle collectif
  • Les taux et délais de remboursement des frais de santé, y compris le taux et la ventilation des cotisations
  • Les conditions de remise en cause ou de dénonciation de la DUE

 

Modifier le contrat plutôt que de changer de mutuelle d’entreprise

Modifier le contrat de mutuelle d’entreprise sans en changer est une option envisageable pour les employeurs souhaitant ajuster le niveau de couverture sans remettre en cause leur choix d’assurance actuel.

Pour cela, l’employeur peut envoyer une demande de modification du contrat à son assurance. En cas de réponse insatisfaisante, il reste toujours la possibilité de résilier le contrat pour en choisir un autre, si l’engagement date de plus d’un an.

En ce qui concerne la modification des garanties, les assureurs sont généralement plus ouverts à l’idée d’améliorer les garanties offertes, ce qui renforce le niveau de protection des salariés. En cas de diminution des garanties du contrat collectif, il est important de respecter le minimum imposé (on parle de “panier de soins minimum“).

Pour ce qui est de la prise en charge par l’entreprise, l’employeur peut décider d’augmenter sa participation au-delà du minimum légal de 50 % des cotisations, allant jusqu’à une prise en charge totale.

Toute modification apportée au contrat de mutuelle d’entreprise nécessite d’informer les salariés, surtout si ces changements impliquent une augmentation de leur part de cotisation. Sur ce point, la diffusion de l’information par affichage collectif n’est pas considérée comme valable : les salariés doivent être tous prévenus personnellement.

 

Comment choisir sa nouvelle mutuelle d’entreprise ?

Choisir une nouvelle mutuelle d’entreprise requiert une démarche réfléchie et structurée pour s’assurer d’offrir aux salariés une couverture santé adaptée à leurs besoins, tout en respectant les obligations légales et en optimisant les coûts.

La première étape consiste à évaluer les besoins en santé des employés, en tenant compte du secteur d’activité, des risques professionnels associés, de leur âge, etc. Consulter vos employés peut vous aider à sélectionner une mutuelle qui répond à leurs attentes.

Assurez-vous que la mutuelle choisie respecte les garanties minimales imposées par la loi ou par l’accord de branche applicable à votre entreprise.

Ne vous focalisez pas uniquement sur le coût de la mutuelle. Il est essentiel de comparer la qualité et l’étendue des garanties proposées pour trouver un équilibre entre couverture optimale et coût raisonnable.

Pour faciliter votre choix, vous pouvez faire appel à un comparateur de mutuelles en ligne comme le nôtre. Cet outil vous permet d’obtenir rapidement des devis personnalisés et de comparer les offres disponibles sur le marché, le tout de manière rapide et claire.

 

Pourquoi changer de mutuelle d’entreprise ?

Les raisons pour changer de mutuelle d’entreprise sont nombreuses et peuvent survenir à différents moments de la vie de l’entreprise.

 

Évolution des besoins des salariés

Avec le temps, la composition et les besoins des équipes peuvent changer, surtout si l’entreprise est présente depuis de nombreuses années sur le marché. Les garanties initialement choisies peuvent ne plus être adéquates, ce qui demande une couverture plus large ou différente pour répondre à de nouveaux besoins médicaux (maternité, implants dentaires…).

 

Changements au sein de l’entreprise

  • Croissance de l’effectif : une augmentation du nombre de salariés peut justifier une renégociation du contrat afin d’obtenir de meilleures conditions tarifaires.
  • Fusion ou restructuration : ces événements peuvent nécessiter la mise en place d’une nouvelle mutuelle qui reflète la nouvelle structure de l’entreprise.
  • Déménagement du siège social : un changement de localisation géographique peut influencer la tarification de la mutuelle, surtout si le changement implique un département où les coûts de santé sont différents.

 

Insatisfaction vis-à-vis du service actuel

La raison du changement de mutuelle peut tout simplement être une expérience client décevante :

  • qualité du service client discutable,
  • mauvaise gestion des dossiers,
  • augmentation de la prime d’assurance,
  • lenteur des remboursements…

 

Recherche d’offres plus compétitives

Un employeur peut changer de mutuelle d’entreprise pour optimiser les coûts tout en améliorant les garanties proposées.

Le marché de la complémentaire santé étant particulièrement compétitif, il est possible de trouver des offres plus avantageuses en termes de rapport qualité-prix. Ces recherches sont plus efficaces en passant par un comparateur de mutuelles spécialisé.

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Adaptation aux nouvelles normes

Avec les critères des contrats responsables, les entreprises bénéficient d’avantages fiscaux et sociaux.

Ce type d’avancée qui transforme le paysage des mutuelles peut motiver un changement de contrat afin de s’adapter. L’évolution des attentes des salariés peut également inciter les employeurs à adapter leur mutuelle d’entreprise pour inclure des prestations jusqu’alors non couvertes.

Un employeur est donc libre de changer de mutuelle lorsqu’il identifie une friction qui pourrait nuire à ses employés ou à l’attractivité de son entreprise.